إن المؤتمرات العلمية من الأنشطة الهامة التي تقدمها الاقسام والكليات والجامعات بشكل دوري لتبادل الخبرات وتقديم الجديد في مجال البحث العلمي. لتنظيم المؤتمرات العلمية خطوات وقواعد يجب أن يجيدها كل من يتولى مسؤولية تنظيم المؤتمر. وقد شاع مؤخرا الاعتماد على شركات تنظيم المؤتمرات ومنها من يقوم بذلك باحترافية وافية و منها من يظل اداؤه بحاجة الى تعديل كبير , ولكن في كلا الحالتين يظل المسؤول الاول عن المؤتمر العلمي هو القسم أو الكلية أو الجامعة المنظمة له و التي يجب أن يكون فريق تنظيمها علي دراية كافيه بقواعد تنظيم المؤتمرات العلمية و بالأخطاء التي قد تحدث أثناء تنظيم المؤتمرات بما يؤثر علي نجاحها و فاعليتها حتي يتم تجنبها في أعمالهم اللاحقة لتحقيق مزيد من النجاح و الفاعلية لهذه المؤتمرات العلمية و حتى في حال اسناد تنظيم المؤتمر الى شركة منظمة يجب ان يظل التخطيط و الاشراف العام و اتخاذ القرار في يد فريق تنظيم المؤتمر التابع للقسم او الكلية او الجامعة و الا تكون شركات تنظيم المؤتمرات سوى جهة مساعدة و منفذة لرؤية و رسالة الجامعة و خطتها التي عقدت من اجلها هذا المؤتمر.